Als ondernemer maak je dagelijkse van alles mee. Er zijn momenten waar je een dikke lach van op je gezicht krijgt, waar het andere moment je de moed in de spreekwoordelijke schoenen laat zakken. De één omschrijft ze als ‘problemen’ de ander noemt het ‘uitdagingen’. Hoe je het ook noemt, bij ons ontstond een probleem, een informatieprobleem.

Bijna gelijktijdig kwam onze accountant met een nieuw concept, waarmee ze me realtime cijfers beloofden. Je administratie altijd actueel en we kijken samen naar je financiële toekomst en minder naar het verleden. Dat was de belofte en omdat ik een échte control freak kan zijn, sprak dat me wel aan. Dat is nu een jaar of vier geleden. Op dat moment registreerde ik zelf in Excel nog allerlei informatie. Denk aan openstaande offertes, slagingspercentages, omzetprognose, bankstanden en kosten. Informatie waardoor ik de financiële conditie van Vivars iedere dag actueel had. Het koste me wel een hoop tijd, maar dat was het voor mij waard.

Het concept van onze accountant zou dit vervangen met de inzet van slimme online tools. Bij aanvang bespaarde ik een hoop tijd op de administratie, dus dat was een dikke plus en ik was enthousiast. Maar bij de periodieke besprekingen bleken de prognoses niet overeen te komen met de cijfers die ik zelf bij hield.

Logisch, want om die prognoses kloppend te maken heb je (niet-financiële) stuurinformatie nodig die op de dag klopt, waaronder het aantal openstaande offertes, de hoogte van het geoffreerde bedrag en het gemiddelde slagingspercentage van je offertes. Als je die bij de omzetprognose buiten beschouwing laat en in kwartaal 2 offreer je vier keer zoveel als normaal, kan je op je vingers natellen dat de prognose uit kwartaal 1 volledig de plank misslaat.

Toen ik bij onze accountant aangaf dat ik de prognose onnauwkeurig vond, was hij dat met me eens, maar gaf hij ook aan dat het nauwkeuriger kon. Hij zei tegen me: “laat dan maar zien hoe het beter moet, zodat je die niet-financiële informatie bij ons krijgt, want nu hebben we die niet.” Daar had ik geen concreet antwoord op, laat staan een oplossing, hij had wel gelijk.

Groei!

Lange tijd heb ik tegen iedereen gezegd dat ik niet wilde groeien, ik blijf lekker alleen. Totdat je gaat beseffen dat je mensen met de juiste kennis en kunde om je heen moet verzamelen (waaronder onze accountant) om te zorgen dat je de kwaliteit van je dienstverlening kan vergroten en je klant continuïteit kan bieden. Ze moeten van je op aan kunnen, altijd, alleen valt dat niet mee.

Dus Vivars ging groeien en mijn Excel methode ging er volledig aan. Mijn financiële inzicht verdween als sneeuw voor de zon. Meerdere mensen die opdrachten uitvoerden, afspraken maakten en offertes maakten. Uren die werden besteed en per persoon in Excel werden bijgehouden, dat voelde als chaos. Het informatieprobleem waar ik mee begon. Maar een pakket waarin alles kon wat we wilden kon ik niet direct vinden. Wel verschillende slimme tools, maar die praten dan net niet met elkaar.

Inmiddels hadden we applicaties geschreven voor relaties waar informatieproblemen aan ten grondslag lagen. Als we dat voor anderen kunnen, waarom zouden we dit dan voor onszelf niet kunnen doen?

De oplossing

Zo begon de ontwikkeling van ons eigen CRM-pakket. Relatiebeheer stond als eerste op de agenda, het vastleggen van contactmomenten en gespreksverslagen. Want niets is zo irritant dan iemand aan de telefoon krijgen die niet weet waar je het over hebt, of die eerst zijn collega moet vragen wat er is afgesproken, en ja hoor die is net die dag vrij! Zo begonnen we stap voor stap onze problemen op te lossen.

Dan spreek je mensen die hetzelfde probleem ervaren. Tot dat moment was ik in de veronderstelling dat onze wensen dusdanig specifiek waren dat dit pakket niet voor anderen geschikt zou zijn. Daar bleek ik het super mis te hebben, ons probleem werd ineens een kans!

Resultaat

Na anderhalf jaar ontwikkelen is het een pakket waarin we onze relaties en medewerkers beheren, offertes en facturen maken, abonnementen beheren, inkoopfacturen boeken en een koppeling kunnen maken met een boekhoudpakket. De statistieken laten ons precies zien hoe we presteren en onze administratie is op wat bonnen en papieren facturen na volledig geautomatiseerd. Onze accountant kan meekijken, heeft beschikking over het aantal offertes, het slagingspercentage en realtime omzet, onze prognose is kwalitatief verbeterd!

De modules opdrachten en urenregistratie draaien we in beta. Die zullen we in de loop van het jaar beschikbaar maken en bestaande modules zullen we uitbreiden. Je bepaalt binnen ons pakket welke module je wel en niet gebruikt, en welke gebruikers binnen je profiel wel of geen toegang hebben. Kortom, je betaald niet voor functionaliteiten die jij en/of je medewerkers niet gebruiken.

De naam van het pakket is Clientbox. Inmiddels hebben we tientallen actieve gebruikers. Gebruikers die het pakket hebben geholpen beter te worden. We luisteren naar onze gebruikers en naar financiële specialisten. Op basis van financiële kennis en praktische ervaringen lossen we problemen op en bedenken we slimme oplossingen om ondernemen makkelijker te maken en minder tijd te besteden aan administratie.

Proberen?

Iedere dag krijgen we nieuwe gebruikers en binnenkort lanceren we de productwebsite waarop je alle informatie kan vinden. Ben jij nu al benieuwd naar het pakket? Stuur me dan een mailtje (kees@vivars.nl) en ik stuur je een account waarmee je kan testen of gewoon kan beginnen.