Regelmatig krijgen we vragen over het ontwikkelen van applicaties. Of we “even mee kunnen denken” over het automatiseren van een bepaald proces of het concreet oplossen van een bepaald probleem. Nu is dat ons vak en gelukkig vinden we dat waanzinnig leuk, maar zodra het over “even” gaat moet je op je hoede zijn!

Het is over het algemeen niet moeilijk om de vraag te analyseren en tot een antwoord op de vraag of zelfs een oplossing te komen. In ieder geval, in grote lijnen. Maar die oplossing blijkt lang niet altijd dé oplossing.

Case

We kregen een vraag van een partij die cursussen verzorgd. Zij wilden een oplossing om via de website inschrijvingen van deelnemers te verwerken en ze te laten betalen. Nu wordt een inschrijving vanaf de site verstuurd per mail, handmatig een factuur gemaakt en verzonden. De deelnemers worden toegevoegd aan een sheet in Google Drive. Met deze eerste stap zouden ze dit laatste probleem oplossen, beter inzicht creëren en tijd besparen.

De cursussen wilden ze ook zelf beheren en verschillende afhankelijkheden aan kunnen geven die van invloed zijn op de prijs van de cursus. Hier waren we vrij snel aan uit, dat kunnen we maken.

Is dat de oplossing?

Toen we dieper op de vraag ingingen bleek dat er op dat moment nog helemaal geen aanmeldingen via de website binnenkwamen. Alle aanmeldingen kwamen uit hun bestaande netwerk en geen van deze deelnemers betaalde online, maar kregen gewoon handmatig een factuur toegestuurd.

We zaten dus over een oplossing te praten waarvoor ze nog niet eens een probleem hadden. Het ging hier om een nieuw proces en deze vraag kwam voort uit de problemen van het huidige proces. Hierdoor zagen ze dat opschalen bijna onmogelijk zou worden en bedachten een alternatief proces voor de bestaande gang van zaken.

Pratenderwijs kwamen we er dus achter dat ze een proces- en data probleem hadden. Het administratieve proces was niet op orde, ze hadden geen goed relatiebeheer en veel van de zaken die iedereen moet kunnen bekijken, werd bijgehouden in Google Drive zoals ze al aan hadden gegeven. Kortom, er was geen goed in- en overzicht.

Oplossing

De oplossing lag hier niet in het maken van een alternatief proces, maar het automatiseren van het bestaande proces. We gingen de problemen in het proces één voor één te lijf en dachten uit wat een applicatie hierin zou kunnen betekenen.

Allereerst moest er een CRM-oplossing komen om de relaties te beheren. Vanuit de CRM-oplossing kan een portal geactiveerd worden waarin bestaande klanten zelf medewerkers uit kunnen nodigen om zich via de portal in te schrijven voor een cursus.

De portal wordt vanuit de CRM-oplossing beschikbaar gemaakt om dubbel relatiebeheer te voorkomen. In de portal worden cursussen beheert en zijn de deelnemers zichtbaar. Deze cursussen wordt gekoppeld aan producten uit de CRM-oplossing. Deze producten worden in de portal opgehaald uit de CRM-oplossing zodat deze meteen een referentie hebben naar de administratie. Facturen worden vervolgens vanuit de portal automatisch klaargezet in de CRM-oplossing.

Klaar?

Nee! De eerste problemen zijn opgelost, maar tijdens de ontwikkeling komen nieuwe vragen naar voren en worden nieuwe oplossingen bedacht. Die voeren we gefaseerd uit. Stap voor stap ontwikkelen is de enige manier. Bedenken, ontwikkelen, testen, verbeteren. Het is een continue proces.

Dit gebeurde overigens bij een partij die technisch goed onderlegd is en écht weet wat er in de wereld te koop is. Hoe slim je ook bent, soms zijn dingen zo vanzelfsprekend dat je de oplossing niet direct ziet.

En jij?

Heb jij een vraag waar je het “even” over wil hebben?